Tu peux voir ça si tu veux comme l'histoire officielle de PFR. Tant que ton personnage n'y est pas inscrit, il n'est pas officiellement dans l'histoire. Ce qui fait que, dans un sens, tu peux encore changer sa date de naissance par exemple (ce qui changera effectivement l'année à laquelle il entre à Poudlard). Il n'est pas encore "ancré" réellement. Ça ne veut pas dire que tu peux faire n'importe quoi derrière, bien sûr. C'est pour ça que tant qu'il n'est pas inscrits, le mieux est de rester vague dans tes RP sur l'âge de ton personnage et la date. Il faut d'autant plus faire attention aux incohérences, surtout si tu n'es pas encore sûre à 100% de quand tu veux qu'il fasse sa rentrée.

Il me semble que la règle à ce sujet est que tu ne peux pas écrire dans une année supérieure à ton année devoir (c'est l'année qui est inscrite sur ton profil, qui augmente uniquement en terminant tous tes devoirs de ton année en cours). Par exemple, tu es actuellement en 1ère année devoir, tu ne pourrais donc pas écrire à Poudlard l'année scolaire dernière. Si tu étais mettons en 3ème année, tu pourrais écrire à Poudlard jusqu'à il y a deux ans dans le passé, pas plus.
Ça ne t'empêche pas de considérer que ton personnage rentrera l'année prochaine, et donc de ne pas RP à Poudlard le reste de cette année (là c'est à toi de définir ce que tu veux et de rester cohérente avec ce que tu souhaites). Ton année devoir est la limite "maximum" si tu veux.

Une fois que ton personnage est inscrit dans la chronologie, il apparaît dans la chronologie détaillé (comme ici pour la rentrée dernière). Il fait alors officiellement sa rentrée l'année que tu as choisis. A partir de là, c'est défini définitivement: ton personnage fait partie de l'histoire du site, et tu ne peux plus changer sa date de naissance/date de première rentrée, parce que c'est écrit dans l'histoire. Et du coup, il va gagner un an tous les ans, et changer d'année scolaire chaque année en septembre, comme dans la vraie vie du dehors